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中山弥栄塾
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2014年06月25日

やしろ流!「超」仕事整理術

先日、整理することと片付けることの違いをテーマにして、「片付け」には人生や過去にかたをつけるという意味があることを紹介しました。
http://iyasaka.saloon.jp/article/99204981.html

今日は、もう一方の「整理」についてクローズアップしてみたいと思います。
整理とは、乱れた状態にあるものを整然と揃えることです。整理は片付けと比べてより三次元的な行為ですが、整理の出来ない人には片付けも出来ません。

私は、通常のプライベートな活動(ビジネスや家庭の事など)以外に、社会活動という枠付けで多くの種類の作業を行っております。
多くの量の事務的作業を一人で抱えているわけで、それをスムーズに処理するために「整理術」が必要になってきます。
そこで今日は、私がWebを使って様々な作業をする際に実行している整理術をご紹介いたします。


1.メールフォルダーを分けることが基本

私は、業者からのどうでもいい宣伝のようなものを含めて1日に50通以上のメールを受信します。
メールソフトはOutlookとYahooメールを使用しているのですが、Outlookは主に仕事や社会活動用に使用し、フリーメールであるYahooは主に趣味的な目的で使用しています。
私のOutlookには「商品注文」「取引先」「ASP業者」「ML」「中山弥栄塾予約」「掲載申込み」…など10個ぐらいのフォルダーを作ってあり、受信したメールが自動的に適切なフォルダーに振り分けられて収納されるように設定してあります。
また、どうしても紛失したくない大事なメールについては、OutlookとYahooメールの両方に同じメールが入るように設定してあります。
Webを使って仕事をする場合には、メールフォルダーをうまく使いこなす基本中の基本!まずこれをきちんとやらないと、下記「2.」以降の作業がうまくいきません。


2.申し込みなどを受ける場合には定型メールフォームが必須

私は年に何度か、都内で中山弥栄塾という中山康直さんの講演会を主催させていただいております。
会場には定員があるので受講は予約制・前払制にしているのですが、受講申込みをいただく場合は必ず定型のメールフォームに氏名、アドレスなどを書き込んで送信していただくことにしています。
定型フォームから申込みを受けると、そのメールは私のOutlookの「中山弥栄塾」という名前のフォルダーに自動的に収納されるようになっています。そうやってきちんとひとつのフォルダーに整理されると、他のメールとごちゃごちゃに混ざって紛失してしまったりするようなことがありません。
また、そのフォームから受けた申し込みはエクセルファイルに自動加工されてダウンロードすることが出来る機能も付いているので、入金チェック表や講演会当日の受付表を作成することが楽になります。
入金チェックはPCからネットバンキングの画面で確認できるので、昼でも夜でも手の開いた時間で作業することができます。


3.情報収集はRSSを活用する

私は複数のFacebookページを運営しています。
主なものとしては、大麻に関する新着ニュースを紹介する「夜明けの麻」というFBページと、UFOに関する話題を紹介する「UFOディスクロージャー」というFBページがあります。
これらで紹介する情報を集める方法ですが、いちいちネットサーフィンなんかをしていたらそれだけで一日が終わってしまいます。ですから私の場合にはRSSという機能を利用して、大麻とUFOに関連する情報が自分のPCに自動的に収集されるようになっているのです。
RSSの利用はMyYahoo!の機能の中に入っているので無料です。


4.サイト運営は更新が楽にできるソフトを利用する

私はHPとブログを計50サイトぐらい一人で運営しています。HPは、当初はオーソドックスなHTMLサイトを制作してアップロードしていたので、更新作業に手間が掛かり大変でした。
しかし、QHMというサイト作成ソフトを使用する権利を購入し、それに変えてからは作業時間を大幅に短縮させることができました。
これならばFTPソフトによるアップロード作業が不要で、インターネットに繋がっていればどのPCからでも更新作業をすることができます。
タイムイズマネーですから、作業を簡単にするためにお金を掛けるという発想も必要です。


5.ブログ運営は楽しんでやること

毎日更新するとか、定期的に更新するとか、そういう義務を自分に課さないことがブログを成功させるコツです。
したがって、いやさかブログ(このブログ)は新しい記事の更新が毎日続くような時もあれば、何日も更新されずにほおってある時もあります。
記事はその時々に自分の思いの中に湧いてきたものをダウンロードして文章化するだけなので、ブログは楽しんで(道楽のひとつとして)運営しています。


6.無料サービスであっても相手とWin-Winの関係で付き合うこと

ボランティア活動や社会活動の場合には、無償で仕事を受けることが多くなります。しかし、単なる一方的なサービスではモチベーションが長続きしません。
したがって、無料サービスであっても、自分と相手がお互いに何らかの欲しい結果を得るWin-Winの関係で付き合えるように工夫することが、長続きさせるためのコツです。
例えば、私のサイトにはイベントやセミナーを主催されている方がその告知のために無料で使っていただけるスペースを設けているのですが、それを利用していただく際には、主催者の方が自身で運営しているHPやブログにこらのサイトのURLを記載していただくこと(相互紹介)をお願いしております。


posted by takahiro at 20:48| Comment(2) | その他
この記事へのコメント
会社でデスクワークをやっているので、仕事の参考になりました。
Posted by moto at 2014年06月25日 22:07
やしきさん、沢山のサイトを運営なさっていらしたのですね。
イヤサカの会だけでも大変だなぁと思っていたのに、有難いとおもいます。
Posted by ハル at 2014年06月25日 23:48
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